作者:米塔·马利克

我的父母是印度移民,从小他们就向我灌输遵守职业道德的理念。我看着他们长时间工作,坚持不懈地努力实现梦想。父亲总是说:“低头努力工作,再努力工作,就会获得他人的认可。”

然而,一味埋头工作的建议在实际中并不总是适用。

初入职场时,我负责在每月高管会议上介绍公司品牌动态。我会花好几个小时准备材料,一直工作到凌晨。但实际介绍时间从未超过10分钟。一次因为喝了太多咖啡又睡眠不足,副总裁提问时我脑袋一片空白,结果在高管团队面前直接呆住。

我工作是很努力,但做的事情不对。我很难摆脱过度准备和追求完美。我没有职场导师,在无关紧要的细节上浪费了很多时间,提取分析了错误的数据,也没有回答正确的问题。

有些人可能会说,这只是职业生涯中常犯的错误,从这些错误中吸取教训有助于我们成为更好的管理者。但研究表明,只有所犯错误接近正确答案时才有教育意义。这有助于我们学习并提高记忆力,保留正确信息,最终换个方式做事。

我不觉得过度准备和追求完美不正确,没有上司告诉我要调整工作方式。如今作为曾协助指导,并管理数十人的管理者,我意识到自己可以避免团队低效努力。以下三种方法有助于管理者帮助团队更聪明地工作,而不仅仅是拼命工作。

集中精力完成重要工作

“我在帮客户出售房屋时,要管理很多人,同时还要控制成本,”Compass公司的经纪人助理亚当·比柯夫(Adam Bickoff)告诉我,“作为团队管理者,我必须确定项目范围,设定严格的截止日期,不仅要管理产出,还要关注工作完成情况。归根结底,我的工作是为客户实现最大价值。我不能让团队几个小时的努力白费。”

比柯夫确定房屋销售范围时,首先会根据客户希望房屋挂牌的日期设定时间表。然后,他会为团队明确列出必须完成的各项关键工作,包括房屋检查、维修、深度保洁、搭建、举办开放日和展示,并指定完成每项工作大约所需时间。“我们会同时对接很多客户,因此每一分钟都很重要,不仅对我们来说如此,对客户来说也一样。我们别无选择,只能聪明地工作。”

其实,比柯夫推动团队聪明工作的流程也适用于除房地产外的其他行业。管理者应提前帮助团队成员为大计划设定明确的结束日期,为项目关键节点大致分配时间,如果成员为特定任务花费太多时间,则要提供指导。如果团队成员为错误的事情花费太多时间,可能在计划的其余部分造成连锁反应,影响关键结果。最后,管理者必须记住,提供有益的指导,与亲自动手和事必躬亲存在区别。

指导团队停止追求完美主义

我的职业生涯中有太多次追求完美:为介绍会准备完美形象,花数小时起草、修改、重写提交高管层的简短邮件汇报新情况。我会花几个小时更新项目清单,以便跟上司一条一条核对,然而到最后他根本不看。

聪明的营销人,从来不埋头苦干

管理者要防止团队成员追求完美主义。研究表明,追求完美不仅影响成功,还会导致工作倦怠并引发健康问题。人们之所以会说“我要辞职”然后扬长而去,工作倦怠是关键原因。指导团队成员不要追求完美,是挽留人才的一个方法。

身为管理者,涉及完美主义时要适当打开自己的心理历程,分享一下如何判断重点,关注、从事重要且能对业务产生影响的事。鼓励团队成员为写邮件、给演示文稿搜索图片之类小任务设置倒计时。提醒同事可以犯错误;新闻稿里有错字或是邮件忘加附件,并不会影响职业生涯。最后我们要记住,有时候完成比完美更重要。

帮助团队在组织内部建立联系

我在工作中一直很难开口求助。如果上司给我分配一项工作,我就认为自己有责任独立完成。有个周末,上司临时给我安排了个紧急任务——让我尽快提供某个零售商的数据。结果我在周一早上发现,供应链部门的同事就有数据,而且他们也很乐意提供给我。

“我们作为管理者的工作,是帮助团队成员在整个组织中建立联系。”Lisap Milano USA首席营销官索娜丽·派伊(Sonali Pai)告诉我。

她补充说:“从事营销工作,千万不能闭门造车,我们必须跟财务、采购和产品开发等职能部门密切合作。如果我们将工作分配给团队,就有责任帮团队跟一些同事建立联系,因为我们正努力解决的某些问题,其他人可能早已知道答案。通过建立联系,团队就不必重复工作,也不会在错误的事情上浪费时间。”

正如派伊建议,我们要教会团队寻求帮助,某些情况下要代表员工向他人求助。作为管理者,我们要了解其他部门正在进行的工作,哪些工作与我们的计划有重叠,哪些可以作为补充。然后,我们可以为组织协同作出正确的事。

如果团队成员可以更聪明、而不是更拼命地工作,他们就能看到自己对组织的影响。确保员工感受到自身的贡献很重要,这也是发挥其才能并留住人才的有效手段。

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